โดย อารี เพ็ชรรัตน์
         
          ในฉบับที่แล้วผู้เขียนได้ถ่ายทอดประสบการณ์การเป็นที่ปรึกษาในการวางระบบงานบริหารบุคคลให้กับธุรกิจ
SMEs ในหลายธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจอุตสาหกรรม ธุรกิจบริการ หรือธุรกิจการค้าทั่วไป จะเห็นได้ว่าการคิดจะ
ปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลในองค์กรนั้นต้องอาศัยความร่วมมือและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงหรือ
เจ้าของกิจการเป็นสำคัญโครงการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลในองค์กรจะเกิดขึ้นไม่ได้เลยหรือเกิดขึ้นแล้วแต่
ไปไม่ถึงฝั่งดังที่คาดหวังเหตุ เพราะการนำระบบที่วางไว้ไปลงมือปฏิบัติไม่ได้จริง เนื่องจากขาดกำลังสนับสนุนจาก
ทุก ๆ ฝ่ายในองค์กร
         
          เมื่อเริ่มที่จะวางระบบงานบริหารบุคคล ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการควรกำหนดขอบข่ายของงาน (Scope
of Work) ให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการตรวจสอบเรื่องอะไรบ้างในระบบงาน HR ถ้าเป็นไปได้ควรวิเคราะห์หาจุดแข็ง
และจุดอ่อนในงานด้าน HR ภายในองค์กร ตลอดจนโอกาสและอุปสรรคภายนอกที่อาจมีผลกระทบต่อโครงการ คือ
การทำ SWOT Analysis นั่นเอง เพื่อจะได้เข้าใจถึงความค้องการว่าควรต้องปรับปรุงระบบงาน HR ในเรื่องใด
บ้าง โดยทั่วไปแล้วระบบบริหารงานบุคคลที่จะต้องมีการตรวจสอบมีอยู่หลายด้าน ผู้เขียนขอสรุปเพื่อเป็นแนวทางใน
การวางระบบบริหารงาน HR สำหรับผู้ที่ต้องการจะปรับปรุงระบบงาน HR ในองค์กรของท่านจะได้นำไปต่อยอด
ปรับใช้ต่อไปได้
         
          1) เรื่องแรก ๆ ที่ HR ควรทำการศึกษาและวิเคราะห์ก่อนเรื่องอื่น ๆ ในการปรับปรุงระบบงาน HR ก็คือ
ผังโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ว่าเป็นอย่างไร เคยตรวจสอบ หรือปรับปรุงครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่
หรือบางองค์กรอาจบอกว่ายังไม่เคยมีกับเขามาก่อนเลย ก็ควรถือเป็นโอกาสอันดีนี้จัดทำโครงสร้างองค์กรให้เห็นชัดเจน
ขึ้น เพื่อใช้ในการสื่อสารกับคนในองค์กรไม่ให้เกิดความสับสนว่าใครเป็นใครในองค์กร หัวหน้าจะได้ทราบว่าผู้ใต้บังคับ
บัญชาคือใครบ้าง ตำแหน่งอะไร ส่วนผู้ใต้บังคับบัญชาก็จะได้ทราบว่าตนเองต้องขึ้นตรงกับใคร ตำแหน่งอะไร มีใคร
ที่อยู่เหนือไปจากหัวหน้าเราอีก มีกี่แผนก กี่ฝ่าย เป็นต้น การมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน และไม่เทอะทะ จะทำให้
พนักงานเข้าใจถึงการไหลเวียนของงาน (Work Flow) และระบบการทำงานในองค์กรได้ดีขึ้น และยิ่งถ้ามีชื่อของ
พนักงานทุกคนตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานในระดับล่าง เช่น คนงาน ยาม แม่บ้าน ฯลฯ ปรากฏอยู่ ภายใน
กล่องต่าง ๆ ที่ระบุตำแหน่งไว้อย่างชัดเจนด้วยแล้ว ยิ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแห่งนี้
มีความเป็นเจ้าข้าวเจ้าของเกิดขึ้นโดยไม่ต้องมีใครมาบอก ถือเป็นการส่งสัญญาณจากผู้บริหารระดับสูงว่า “ที่นี่เราให้
ความสำคัญ กับคนทุกคนและทุกระดับชั้นในองค์กร”
         
          2) สิ่งที่ควรดำเนินการตรวจสอบต่อมาก็คือ การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ในแต่ละตำแหน่งเพื่อกำหนด
หน้าที่ความรับผิดชอบงาน หรือที่เรียกว่า ใบกำหนดหน้าที่ (Job Description) และใบกำหนดคุณสมบัติ (Job
Specification) ซึ่งปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรใช้เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์งานหลัก (Task Objectives) แทน
ขึ้นอยู่กับว่าจะใช้อะไรเป็นตัวบอกว่าในแต่ละตำแหน่งงานจะต้องทำอะไรบ้าง และจะต้องใช้คุณสมบัติ (Competencies)
อะไรในการทำงานในตำแหน่งนั้นๆ ที่จำเป็นต้องมี การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจนนั้น เพื่อ
ไม่ให้เกิดการซ้ำซ้อนในงาน หรืออาจมีงานอีกหลายชิ้นที่ไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรงเพราะไม่ได้กำหนดไว้ในใบกำหนดหน้าที่
งานอย่างชัดเจน จนถือเป็นงานฝากบ้าง เกิดการโยนงานกันไปโยนกันมาหรือดองงานเพราะไม่มีเจ้าภาพที่แท้จริง หากมีการ
กำหนดหน้าที่งานอย่างชัดเจนสิ่งเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้น และเป็นการป้องกันไม่ให้พนักงานทำแต่งานเฉพาะหน้าเท่านั้น คือต้อง
ทำงานให้ครบทั้งหมดตามที่ระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งานนั่นเอง
         
          3) สิ่งที่ไม่ควรลืมคือการวางแผนกำลังคน (Manpower Planning) โดยการวิเคราะห์อัตรากำลังคนในองค์กรที่
มีอยู่ในปัจจุบัน โดยอาจเปรียบเทียบกับรายได้ หรือปริมาณงานที่เกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงานว่าควรจะใช้อัตรากำลังคนในแต่
ละส่วน แผนก หรือฝ่ายเท่าใด ปัจจุบันคนล้นงานหรืองานล้นคนในแผนกไหนบ้าง หรือเป็นเพราะกระบวนการทำงาน
(work process) ไม่ดีจึงทำให้ผลผลิต (productivity) ได้ไม่เต็มเม็ดเต็มหน่วย ไม่ใช่เป็นเพราะขาดคน เป็นต้น และ
ควรคาดการณ์ด้วยว่าอัตรากำลังคน อาจจะต้องเพิ่มขึ้นในอนาคตหรือไม่เมื่อมีการขยายธุรกิจในแต่ละปี จำนวนคนที่จะเพิ่ม
ขึ้นเท่าไร ตำแหน่งอะไรบ้างและเมื่อไหร่
         
          4) เมื่อได้กำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบและวางแผนอัตรากำลังคนแล้ว อาจมีงานบางตำแหน่งที่ต้องสรรหา
มาเพิ่มจากภายนอก ขั้นตอนต่อไปของการวางระบบบริหารงานบุคคลก็คือการกำหนดวิธีการสรรหาและคัดเลือก
(Recruitment & Selection) เพื่อให้ได้บุคลากรที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ดีที่สุด
กระบวนการในการสรรหามีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นด่านแรกที่จะนำคนเข้าองค์กร และหากเลือกคนผิดที่ไม่สามารถ
สร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้ จะกลายเป็นภาระผูกพันต่อเนื่องยาวนาน เสียทั้งงบประมาณในการสรรหา คัดเลือก และฝึก
อบรมอย่างมาก ดังนั้นการวางระบบการสรรหาก็ดี เทคนิคการคัดเลือกก็ดีควรมีกระบวนการและเครื่องมือที่นำมาใช้ในการ
คัดเลือกพนักงาน นอกเหนือจากการสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว เครื่องมือที่ว่านี้เป็นต้นว่า แบบทดสอบต่าง ๆ ที่จะใช้เป็นตัววัด
อีกทางหนึ่งเพื่อประกอบการตัดสินใจในการเลือกผู้สมัคร ทั้งการวัดด้านทักษะ ความรู้ และความสามารถ ตลอดจนบุคลิกภาพ
(Personality Test) ที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ และที่สำคัญคือต้องเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรของเราได้ สิ่งที่ขาด
ไม่ได้คือก่อนที่จะรับพนักงานคนใดเข้าสู่องค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบประวัติของพนักงานคนนั้นก่อนโดยสอบ
ประวัติและพฤติกรรมในการทำงานจากบุคคลอ้างอิง (Reference Check) ก่อนรับเข้าทำงานเสมอ
         
          5) การที่จะเก็บคนดีและคนเก่งไว้ให้อยู่กับองค์กรได้ยาวนานนั้น สิ่งที่จำเป็นจะต้องพิจารณาทบทวนอีกเรื่องหนึ่ง
ก็คือ การจ่ายค่าจ้างผลตอบแทนและสวัสดิการต่าง ๆ (Compensation & Benefits) ของบริษัทเหมาะสมและสามารถ
จูงใจให้พนักงานมีขวัญกำลังใจในการทำงานและพร้อมที่จะอยู่กับองค์กรตลอดไปหรือไม่ ควรสำรวจทั้งกระบอกเงินเดือน
และสวัสดิการในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการที่เป็นตัวเงินหรือไม่ใช่ตัวเงินก็ตาม ยกตัวอย่างสวัสดิการในรูปตัวเงิน
เช่น เบี้ยเลี้ยง ค่าครองชีพ ค่าเดินทาง กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โบนัส ฯลฯ หรือ สวัสดิการที่ไม่ใช่ตัวเงิน เช่น สร้างบรรยากาศ
ในการทำงาน การจัดสถานที่พักผ่อนในสถานที่ทำงาน เป็นต้นว่า cafeteria, canteen ห้องคาราโอเกะ ห้องออกกำลังกาย
แอโรบิก รถรับส่ง เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่พนักงานต้องการการเอาใจใส่ดูแลจากบริษัททั้งสิ้น
         
          6) มีหลายองค์กรได้นำระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management System) ที่
อิงผลของงาน (Results) และพฤติกรรมในการทำงาน (Behaviors) มาใช้ในการวัดผลการทำงานของพนักงาน ที่
เรียกว่า Performance based มากกว่าการให้ความสำคัญกับอายุงาน หรือ Seniority เพียงอย่างเดียว การกำหนด
ตัววัดในด้านผลของงานคือการใช้ตัวชี้วัดหลักที่เรียกว่า Key Performance Indicators (KPI) และตัววัดในด้าน
พฤติกรรมคือการวัดศักยภาพหรือสมรรถนะในการทำงานที่เรียกว่า Competencies นั่นเอง ขั้นตอนในการประเมินผล
การปฏิบัติงานด้วยระบบ PMS นี้ค่อนข้างซับซ้อนและจะต้องดำเนินการพร้อมกันทั้งองค์กรโดยยึดหลักความยุติธรรม
โปร่งใส และถ้าเป็นไปได้ควรมีการวัดผลแบบ 360 องศาเพื่อให้เกิดความเที่ยงตรงและยุติธรรมกับทุกคน
         
          7) เมื่อโครงการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลแล้วเสร็จ ขั้นตอนที่สำคัญกว่าการวางระบบก็คือการนำระบบ
บริหารงานบุคคลที่ได้วางไว้มาใช้ปฏิบัติจริงในองค์กร ในช่วงนี้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบโครงการจะต้องวางระบบการ
สื่อสารภายในองค์กรให้ทั่วถึงทั้งการสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน โดยใช้การบริหารแรงงานสัมพันธ์
(Employee Relations) เป็นสื่อกลางในการสื่อสาร การนำระบบบริหารงานบุคคลแนวใหม่มาใช้ในองค์กร การ
บริหารงานโดยเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการคิดวางแผนการทำงาน ให้โอกาสพนักงานนำเสนอการปรับปรุง
งาน การแก้ไขปัญหาในการทำงานจะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจและยินยอมพร้อมใจในการทำงานร่วมกัน เพราะ
ตนเองได้มีส่วนร่วมตัดสินใจที่จะทำอย่างนั้น อย่างนี้ โอกาสที่จะเกิดความขัดแย้งก็จะลดลงเกิดความรักสามัคคีในองค์กร
ที่กล่าวมาทั้งหมดนี้เป็นเพียงแนวทางหนึ่งในการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลแนวใหม่ที่ธุรกิจ SMEs สามารถนำ
ไปประยุกต์ใช้ได้ หากยังขาดความมั่นใจว่าจะดำเนินการโครงการนี้ได้ด้วยตนเองอาจต้องพึ่งที่ปรึกษาด้านบริหารงาน
บุคคลเสนอแนะแนวทางเสริมอีกทางหนึ่งเพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุผลตามความประสงค์
    
          เกี่ยวกับผู้เขียน: - สำเร็จการศึกษาปริญญาโท MBA จาก Delft University ประเทศเนเธอร์แลนด์
                                 - ปริญญาตรีสังคมศาสตร์และจิตวิทยาจาก Lucknow University ประเทศอินเดีย

                                 - ประสบการณ์ด้านงานบริหารและพัฒนาบุคลากรกว่า 14 ปี
                                 - ปัจจุบันดำรงตำแหน่งกรรมการผู้จัดการ บริษัท อารีแอนด์แอสโซซิเอทส์ จำกัด
                                   บริษัทที่ปรึกษาด้านบริหารและพัฒนาบุคคลให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งในองค์กรขนาดกลางและ
                                   ขนาดย่อม

                                 - นอกจากนี้ยังเป็นกรรมการบริหาร Human Capital Club (HCC) สมาคมอิสระที่มุ่งเน้น
                                    การส่งเสริมและยกระดับวิชาชีพงานบุคคลโดยไม่หวังผลกำไร
                                 - และเป็นผู้ตอบคำถามในคอลัมน์ Ask Expert ของ Website: Nationejobs.com

                                   โทรศัพท์ 02-634-3131, 09-811-7570
                                   e-mail:aree@aree-associates.com