• ในฉบับที่แล้วผู้เขียนได้ถ่ายทอดประสบการณ์การเป็นที่ปรึกษาในการวางระบบงานบริหารบุคคลให้กับธุรกิจ SMEs ในหลายธุรกิจไม่ว่าจะเป็นธุรกิจอุตสาหกรรม ธุรกิจบริการ หรือธุรกิจการค้าทั่วไป จะเห็นได้ว่าการคิดจะปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลในองค์กรนั้นต้องอาศัยความร่วมมือและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงหรือเจ้าของกิจการเป็นสำคัญโครงการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลในองค์กรจะเกิดขึ้นไม่ได้เลยหรือเกิดขึ้นแล้วแต่ไปไม่ถึงฝั่งดังที่คาดหวังเหตุ เพราะการนำระบบที่วางไว้ไปลงมือปฏิบัติไม่ได้จริง เนื่องจากขาดกำลังสนับสนุนจากทุก ๆ ฝ่ายในองค์กร
  • เมื่อเริ่มที่จะวางระบบงานบริหารบุคคล ผู้ที่เกี่ยวข้องในโครงการควรกำหนดขอบข่ายของงาน (Scope of Work) ให้ชัดเจนก่อนว่าต้องการตรวจสอบเรื่องอะไรบ้างในระบบงาน HR ถ้าเป็นไปได้ควรวิเคราะห์หาจุดแข็งและจุดอ่อนในงานด้าน HR ภายในองค์กร ตลอดจนโอกาสและอุปสรรคภายนอกที่อาจมีผลกระทบต่อโครงการ คือการทำ SWOT Analysis นั่นเอง เพื่อจะได้เข้าใจถึงความค้องการว่าควรต้องปรับปรุงระบบงาน HR ในเรื่องใดบ้าง โดยทั่วไปแล้วระบบบริหารงานบุคคลที่จะต้องมีการตรวจสอบมีอยู่หลายด้าน ผู้เขียนขอสรุปเพื่อเป็นแนวทางในการวางระบบบริหารงาน HR สำหรับผู้ที่ต้องการจะปรับปรุงระบบงาน HR ในองค์กรของท่านจะได้นำไปต่อยอดปรับใช้ต่อไปได้
      1) เรื่องแรก ๆ ที่ HR ควรทำการศึกษาและวิเคราะห์ก่อนเรื่องอื่น ๆ ในการปรับปรุงระบบงาน HR ก็คือ ผังโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) ว่าเป็นอย่างไร เคยตรวจสอบ หรือปรับปรุงครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่ หรือบางองค์กรอาจบอกว่ายังไม่เคยมีกับเขามาก่อนเลย ก็ควรถือเป็นโอกาสอันดีนี้จัดทำโครงสร้างองค์กรให้เห็นชัดเจนขึ้น เพื่อใช้ในการสื่อสารกับคนในองค์กรไม่ให้เกิดความสับสนว่าใครเป็นใครในองค์กร หัวหน้าจะได้ทราบว่าผู้ใต้บังคับบัญชาคือใครบ้าง ตำแหน่งอะไร ส่วนผู้ใต้บังคับบัญชาก็จะได้ทราบว่าตนเองต้องขึ้นตรงกับใคร ตำแหน่งอะไร มีใครที่อยู่เหนือไปจากหัวหน้าเราอีก มีกี่แผนก กี่ฝ่าย เป็นต้น การมีโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจน และไม่เทอะทะ จะทำให้พนักงานเข้าใจถึงการไหลเวียนของงาน (Work Flow) และระบบการทำงานในองค์กรได้ดีขึ้น และยิ่งถ้ามีชื่อของพนักงานทุกคนตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูงไปจนถึงพนักงานในระดับล่าง เช่น คนงาน ยาม แม่บ้าน ฯลฯ ปรากฏอยู่ ภายในกล่องต่าง ๆ ที่ระบุตำแหน่งไว้อย่างชัดเจนด้วยแล้ว ยิ่งจะทำให้พนักงานรู้สึกว่าเขาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรแห่งนี้ มีความเป็นเจ้าข้าวเจ้าของเกิดขึ้นโดยไม่ต้องมีใครมาบอก ถือเป็นการส่งสัญญาณจากผู้บริหารระดับสูงว่า “ที่นี่เราให้ความสำคัญ กับคนทุกคนและทุกระดับชั้นในองค์กร”
      2) สิ่งที่ควรดำเนินการตรวจสอบต่อมาก็คือ การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ในแต่ละตำแหน่งเพื่อกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบงาน หรือที่เรียกว่า ใบกำหนดหน้าที่ (Job Description) และใบกำหนดคุณสมบัติ (Job Specification) ซึ่งปัจจุบันมีหลาย ๆ องค์กรใช้เป็นการกำหนดวัตถุประสงค์งานหลัก (Task Objectives) แทนขึ้นอยู่กับว่าจะใช้อะไรเป็นตัวบอกว่าในแต่ละตำแหน่งงานจะต้องทำอะไรบ้าง และจะต้องใช้คุณสมบัติ (Competencies) อะไรในการทำงานในตำแหน่งนั้นๆ ที่จำเป็นต้องมี การกำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบในแต่ละตำแหน่งอย่างชัดเจนนั้น เพื่อไม่ให้เกิดการซ้ำซ้อนในงาน หรืออาจมีงานอีกหลายชิ้นที่ไม่มีผู้รับผิดชอบโดยตรงเพราะไม่ได้กำหนดไว้ในใบกำหนดหน้าที่งานอย่างชัดเจน จนถือเป็นงานฝากบ้าง เกิดการโยนงานกันไปโยนกันมาหรือดองงานเพราะไม่มีเจ้าภาพที่แท้จริง หากมีการกำหนดหน้าที่งานอย่างชัดเจนสิ่งเหล่านี้จะไม่เกิดขึ้น และเป็นการป้องกันไม่ให้พนักงานทำแต่งานเฉพาะหน้าเท่านั้น คือต้องทำงานให้ครบทั้งหมดตามที่ระบุไว้ในใบกำหนดหน้าที่งานนั่นเอง
      3) สิ่งที่ไม่ควรลืมคือการวางแผนกำลังคน (Manpower Planning) โดยการวิเคราะห์อัตรากำลังคนในองค์กรที่มีอยู่ในปัจจุบัน โดยอาจเปรียบเทียบกับรายได้ หรือปริมาณงานที่เกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงานว่าควรจะใช้อัตรากำลังคนในแต่ละส่วน แผนก หรือฝ่ายเท่าใด ปัจจุบันคนล้นงานหรืองานล้นคนในแผนกไหนบ้าง หรือเป็นเพราะกระบวนการทำงาน (work process) ไม่ดีจึงทำให้ผลผลิต (productivity) ได้ไม่เต็มเม็ดเต็มหน่วย ไม่ใช่เป็นเพราะขาดคน เป็นต้น และควรคาดการณ์ด้วยว่าอัตรากำลังคน อาจจะต้องเพิ่มขึ้นในอนาคตหรือไม่เมื่อมีการขยายธุรกิจในแต่ละปี จำนวนคนที่จะเพิ่มขึ้นเท่าไร ตำแหน่งอะไรบ้างและเมื่อไหร่
      4) เมื่อได้กำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบและวางแผนอัตรากำลังคนแล้ว อาจมีงานบางตำแหน่งที่ต้องสรรหามาเพิ่มจากภายนอก ขั้นตอนต่อไปของการวางระบบบริหารงานบุคคลก็คือการกำหนดวิธีการสรรหาและคัดเลือก (Recruitment & Selection) เพื่อให้ได้บุคลากรที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ดีที่สุด กระบวนการในการสรรหามีความสำคัญอย่างยิ่งเพราะเป็นด่านแรกที่จะนำคนเข้าองค์กร และหากเลือกคนผิดที่ไม่สามารถสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรได้ จะกลายเป็นภาระผูกพันต่อเนื่องยาวนาน เสียทั้งงบประมาณในการสรรหา คัดเลือก และฝึกอบรมอย่างมาก ดังนั้นการวางระบบการสรรหาก็ดี เทคนิคการคัดเลือกก็ดีควรมีกระบวนการและเครื่องมือที่นำมาใช้ในการคัดเลือกพนักงาน นอกเหนือจากการสัมภาษณ์เพียงอย่างเดียว เครื่องมือที่ว่านี้เป็นต้นว่า แบบทดสอบต่าง ๆ ที่จะใช้เป็นตัววัดอีกทางหนึ่งเพื่อประกอบการตัดสินใจในการเลือกผู้สมัคร ทั้งการวัดด้านทักษะ ความรู้ และความสามารถ ตลอดจนบุคลิกภาพ(Personality Test) ที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานนั้น ๆ และที่สำคัญคือต้องเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรของเราได้ สิ่งที่ขาดไม่ได้คือก่อนที่จะรับพนักงานคนใดเข้าสู่องค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องตรวจสอบประวัติของพนักงานคนนั้นก่อนโดยสอบประวัติและพฤติกรรมในการทำงานจากบุคคลอ้างอิง (Reference Check) ก่อนรับเข้าทำงานเสมอ
      5) การที่จะเก็บคนดีและคนเก่งไว้ให้อยู่กับองค์กรได้ยาวนานนั้น สิ่งที่จำเป็นจะต้องพิจารณาทบทวนอีกเรื่องหนึ่งก็คือ การจ่ายค่าจ้างผลตอบแทนและสวัสดิการต่าง ๆ (Compensation & Benefits) ของบริษัทเหมาะสมและสามารถจูงใจให้พนักงานมีขวัญกำลังใจในการทำงานและพร้อมที่จะอยู่กับองค์กรตลอดไปหรือไม่ ควรสำรวจทั้งกระบอกเงินเดือน และสวัสดิการในรูปแบบต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการที่เป็นตัวเงินหรือไม่ใช่ตัวเงินก็ตาม ยกตัวอย่างสวัสดิการในรูปตัวเงินเช่น เบี้ยเลี้ยง ค่าครองชีพ ค่าเดินทาง กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ โบนัส ฯลฯ หรือ สวัสดิการที่ไม่ใช่ตัวเงิน เช่น สร้างบรรยากาศในการทำงาน การจัดสถานที่พักผ่อนในสถานที่ทำงาน เป็นต้นว่า cafeteria, canteen ห้องคาราโอเกะ ห้องออกกำลังกายแอโรบิก รถรับส่ง เหล่านี้ล้วนเป็นสิ่งที่พนักงานต้องการการเอาใจใส่ดูแลจากบริษัททั้งสิ้น
      6) มีหลายองค์กรได้นำระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Management System) ที่อิงผลของงาน (Results) และพฤติกรรมในการทำงาน (Behaviors) มาใช้ในการวัดผลการทำงานของพนักงาน ที่เรียกว่า Performance based มากกว่าการให้ความสำคัญกับอายุงาน หรือ Seniority เพียงอย่างเดียว การกำหนดตัววัดในด้านผลของงานคือการใช้ตัวชี้วัดหลักที่เรียกว่า Key Performance Indicators (KPI) และตัววัดในด้านพฤติกรรมคือการวัดศักยภาพหรือสมรรถนะในการทำงานที่เรียกว่า Competencies นั่นเอง ขั้นตอนในการประเมินผลการปฏิบัติงานด้วยระบบ PMS นี้ค่อนข้างซับซ้อนและจะต้องดำเนินการพร้อมกันทั้งองค์กรโดยยึดหลักความยุติธรรม โปร่งใส และถ้าเป็นไปได้ควรมีการวัดผลแบบ 360 องศาเพื่อให้เกิดความเที่ยงตรงและยุติธรรมกับทุกคน
      7) เมื่อโครงการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลแล้วเสร็จ ขั้นตอนที่สำคัญกว่าการวางระบบก็คือการนำระบบบริหารงานบุคคลที่ได้วางไว้มาใช้ปฏิบัติจริงในองค์กร ในช่วงนี้ผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบโครงการจะต้องวางระบบการสื่อสารภายในองค์กรให้ทั่วถึงทั้งการสื่อสารจากบนลงล่างและจากล่างขึ้นบน โดยใช้การบริหารแรงงานสัมพันธ์ (Employee Relations) เป็นสื่อกลางในการสื่อสาร การนำระบบบริหารงานบุคคลแนวใหม่มาใช้ในองค์กร การบริหารงานโดยเปิดโอกาสให้พนักงานมีส่วนร่วมในการคิดวางแผนการทำงาน ให้โอกาสพนักงานนำเสนอการปรับปรุงงาน การแก้ไขปัญหาในการทำงานจะทำให้พนักงานเกิดความพึงพอใจและยินยอมพร้อมใจในการทำงานร่วมกัน เพราะตนเองได้มีส่วนร่วมตัดสินใจที่จะทำอย่างนั้น อย่างนี้ โอกาสที่จะเกิดความขัดแย้งก็จะลดลงเกิดความรักสามัคคีในองค์กรที่กล่าวมาทั้งหมดนี้เป็นเพียงแนวทางหนึ่งในการปรับปรุงระบบบริหารงานบุคคลแนวใหม่ที่ธุรกิจ SMEs สามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ หากยังขาดความมั่นใจว่าจะดำเนินการโครงการนี้ได้ด้วยตนเองอาจต้องพึ่งที่ปรึกษาด้านบริหารงานบุคคลเสนอแนะแนวทางเสริมอีกทางหนึ่งเพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุผลตามความประสงค์
  • เกี่ยวกับผู้เขียน:
    – สำเร็จการศึกษาปริญญาโท MBA จาก Delft University ประเทศเนเธอร์แลนด์
    – ปริญญาตรีสังคมศาสตร์และจิตวิทยาจาก Lucknow University ประเทศอินเดีย
    – ประสบการณ์ด้านงานบริหารและพัฒนาบุคลากรกว่า 14 ปี
    – ปัจจุบันดำรงตำแหน่งกรรมการผู้จัดการ บริษัท อารีแอนด์แอสโซซิเอทส์ จำกัด
    บริษัทที่ปรึกษาด้านบริหารและพัฒนาบุคคลให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งในองค์กรขนาดกลางและขนาดย่อม
    – นอกจากนี้ยังเป็นกรรมการบริหาร Human Capital Club (HCC) สมาคมอิสระที่มุ่งเน้นการส่งเสริมและยกระดับวิชาชีพงานบุคคลโดยไม่หวังผลกำไร
    – และเป็นผู้ตอบคำถามในคอลัมน์ Ask Expert ของ Website: Nationejobs.com
    – ติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่ 02-055-1780, 089-811-7570
    E-mail: aree@aree-associates.com // Line id: @omy8695h